Wie sieht die Praxis aus?

In der Außenwirkung werden Ringordner erstellt und Prozesse beschrieben, die Ordnung und Struktur dokumentieren sollen. Im Hintergrund laufen aber halb umgesetzte Aktivitäten ab, in denen Hindernisse auftreten und wichtige Abläufe einfach nicht funktionieren. Anstatt zu reflektieren, sich zusammenzusetzen, neue Ansätze zu finden, besteht verstärkt der Wunsch sich mit unerwarteten Ereignissen nicht lange aufzuhalten. Statt aus den Fehlern zu lernen werden die Prozesse dann einfach noch detaillierter beschrieben.

Ein aktuelles Beispiel eines Unternehmens aus dem Bereich Bautenschutz zeigt folgenden Aufbau eines Dokumentes mit dem Titel: “Verbesserungs-, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen“. Im ersten Punkt wird der Geltungsbereich und der Zweck wie folgt beschrieben: „Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Vorgangsweise für die Durchführung der Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. Es soll sichergestellt werden, dass tatsächliche und mögliche Fehlerursachen systematisch beseitigt werden.“ Danach folgen mitgeltende Dokumente und verwendete Begriffe und Abkürzungen sowie eine Ablauftabelle des Prozesses. Bilder werden keine verwendet. Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen werden in Form von acht Aufzählungspunkten aufgelistet.

Wenn man mit solchen allgemeinen und abstrakten Beschreibungen ein Dokument startet, geht das menschliche Gehirn sehr rasch in den Modus „Gehirnlangweiler- nicht wichtig“. Speziell in der Startphase eines Dokuments braucht das Gehirn „Futter“, damit emotionale Relevanz entsteht. Mitarbeiter sollten sehr rasch Inputs bekommen, warum dieses Dokument für sie wichtig ist. Mit solchen Dokumenten entsteht oft eine Scheinrealität in Unternehmen. Innerbetriebliche Dokumenten brauchen visuelle Unterstützung durch Bilder und Texte in einfacher Sprache.

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